사무기기를 처음 다루는 신입사원이나 인턴들이 가장 흔하게 겪는 혼란 중 하나가 바로 ‘복사’와 ‘스캔’의 기능을 구분하는 것입니다. 겉으로 보기에는 동일한 유리판 위에 문서를 올려놓고 작동시키기 때문에 과정이 비슷해 보이지만, 결과물이 저장되는 형태와 활용 목적은 완전히 다릅니다. 이 글에서는 2025년 현재 스마트 오피스 환경에서 더욱 중요해진 두 기능의 명확한 차이와 업무 효율을 극대화하는 활용법을 정리해 드립니다.
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복사 스캔 차이와 기본 정의 확인하기
두 기능의 가장 큰 차이점은 최종 결과물이 ‘종이’인지 ‘파일’인지에 달려 있습니다. 복사는 원본 문서를 스캔하여 즉시 프린터로 출력하는 과정으로, 물리적인 종이 문서가 하나 더 생성되는 것을 의미합니다. 반면, 스캔은 문서의 내용을 읽어 들여 컴퓨터나 클라우드 서버에 디지털 이미지(JPG, PDF 등) 형태로 저장하는 과정입니다. 회의 자료를 급하게 배포해야 할 때는 복사를, 문서를 이메일로 전송하거나 영구 보관해야 할 때는 스캔을 사용해야 합니다.
가장 근본적인 차이는 최종 결과물이 물리적인 종이인지, 드라이브에 저장되는 디지털 데이터인지에 있습니다.
특히 최근에는 보안 문제로 인해 중요 문서는 종이로 남기기보다 스캔 후 암호화된 파일로 서버에 저장하는 방식이 선호되고 있습니다. 아래 버튼을 통해 각 기능의 기술적 정의와 제조사별 매뉴얼을 미리 확인해 두면 기기 앞에서 당황하는 일을 줄일 수 있습니다.
복합기 작동 원리와 출력 방식 상세 더보기
복합기 내부에서는 광학 센서(CIS 또는 CCD)가 문서의 표면을 훑으며 이미지를 읽어 들이는 과정이 선행됩니다. 이 단계까지는 복사와 스캔이 동일합니다. 하지만 그 이후의 데이터 처리 경로가 갈라집니다. 복사 모드를 선택하면 읽어 들인 이미지가 내부 프로세서를 거쳐 즉시 토너와 드럼을 통해 종이에 인쇄됩니다. 이 과정에서 별도의 파일 저장은 이루어지지 않으며, 휘발성 데이터로 처리되고 사라지는 경우가 대부분입니다.
반면 스캔 모드는 읽어 들인 데이터를 디지털 신호로 변환하여 사용자가 지정한 경로(PC 내 폴더, USB, 이메일 등)로 전송합니다. 광학 센서를 이용한 입력 방식은 동일하지만, 후처리 경로가 잉크 출력이냐 데이터 전송이냐에 따라 기능이 결정됩니다. 따라서 복합기에 잉크나 토너가 없더라도 스캔 기능은 정상적으로 작동할 수 있다는 점을 기억해 두면 유용합니다.
해상도 설정과 파일 형식 선택 가이드 보기
스캔을 할 때 가장 많이 고민하는 부분이 바로 해상도(DPI)와 파일 형식입니다. 일반적으로 단순 문서 보관용이나 팩스 대용이라면 200~300 DPI로 설정하는 것이 표준입니다. 해상도를 무조건 높게 설정한다고 좋은 것은 아닙니다. 600 DPI 이상으로 설정할 경우 파일 용량이 급격히 커져 이메일 전송이 불가능해지거나 스캔 속도가 현저히 느려질 수 있기 때문입니다. 반면, 사진을 인화하거나 정밀한 도면을 저장해야 한다면 고해상도 설정이 필수적입니다.
파일 형식의 경우 문서는 PDF, 사진은 JPG나 PNG로 저장하는 것이 국룰입니다. 특히 여러 장의 계약서를 스캔할 때는 ‘Multi-Page PDF’ 기능을 켜야 낱장이 아닌 하나의 파일로 묶여서 저장됩니다. 아카이빙 목적으로 스캔할 때는 최소 300 DPI 이상으로 설정해야 확대 시에도 글자가 깨지지 않고 선명하게 보존됩니다.
업무 효율을 높이는 상황별 활용법 확인하기
업무 상황에 따라 두 기능을 적절히 구분해서 사용해야 합니다. 회의 직전에 참석자들에게 나눠줄 유인물이 부족하다면 지체 없이 복사 기능을 사용해야 합니다. 이때는 양면 복사나 모아 찍기(N-up) 기능을 활용해 종이 비용을 절감하는 센스가 필요합니다. 반면, 계약서에 서명 후 상대방에게 전송해야 하거나, 영수증 증빙 처리를 위해 재무팀에 제출해야 할 때는 반드시 스캔을 이용해야 합니다.
최근에는 종이 문서를 줄이는 ‘페이퍼리스(Paperless)’ 캠페인이 확산되면서 복사보다는 스캔의 활용 빈도가 훨씬 높아지고 있습니다. 현대적인 사무 환경에서는 단순 복사 능력보다 문서를 디지털화하여 클라우드에 체계적으로 분류 및 저장하는 스캔 능력이 훨씬 중요합니다. 또한, 스캔한 문서에 OCR(광학 문자 인식) 처리를 하여 이미지 속의 텍스트를 검색 가능한 상태로 만드는 것도 업무 속도를 높이는 핵심 팁입니다.
2025년 최신 스마트 오피스 기능 알아보기
2025년 현재 출시되는 최신 복합기들은 단순한 PC 연결을 넘어 클라우드와 AI 기능을 탑재하고 있습니다. 과거에는 스캔을 하려면 반드시 PC를 켜고 드라이버를 연결해야 했지만, 이제는 복합기에서 로그인 후 바로 구글 드라이브나 드롭박스, 사내 클라우드 서버로 문서를 직접 전송하는 ‘Scan to Cloud’ 기능이 보편화되었습니다. 이는 재택근무나 유연 근무 환경에서 사무실에 있는 기기로 문서를 스캔하고 외부에서 바로 확인할 수 있게 해 줍니다.
또한 AI 기반의 이미지 보정 기술이 적용되어, 구겨진 영수증을 펴진 상태로 인식하거나 문서의 기울기를 자동으로 바로잡아주는 기능도 추가되었습니다. 모바일 앱과 연동하여 스마트폰을 휴대용 스캐너처럼 활용한 뒤 복합기로 바로 출력하는 하이브리드 워크플로우도 가능해졌습니다. 최신 복합기는 PC 연결 없이도 스캔한 파일을 클라우드로 즉시 전송하거나 모바일로 공유하는 기능을 지원하여 업무의 공간적 제약을 없애고 있습니다.
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자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 복합기에 토너가 떨어졌는데 스캔이 안 되나요?
아니요, 스캔은 잉크나 토너를 사용하지 않고 광학 램프만 사용하기 때문에 소모품 잔량과 관계없이 작동합니다. 단, 일부 기종은 토너 교체 경고 메시지 때문에 작동이 멈추는 경우가 있으나, 이는 설정을 통해 무시하고 진행할 수 있습니다.
Q2. 스캔한 문서의 글자를 수정하고 싶습니다. 가능한가요?
일반적인 이미지 스캔(JPG) 상태에서는 수정이 불가능합니다. 문서를 스캔할 때 ‘OCR(문자 인식)’ 기능을 활성화하거나, 스캔 후 알PDF나 어도비 아크로뱃 같은 프로그램을 이용해 텍스트 변환 과정을 거쳐야 수정이 가능합니다.
Q3. 복사를 했는데 원본보다 흐리게 나옵니다. 이유가 뭔가요?
복사는 원본을 다시 촬영하여 인쇄하는 과정이므로 원본의 상태나 기기의 유리면 청결도에 따라 화질 저하가 발생할 수 있습니다. 농도 설정을 ‘진하게’로 조절하거나, ‘텍스트/사진’ 모드를 적절히 변경하면 개선될 수 있습니다.
Q4. 신분증을 복사하려는데 자꾸 한쪽 면만 나옵니다.
대부분의 사무용 복합기에는 ‘신분증 복사(ID Copy)’라는 별도 기능 버튼이 있습니다. 이 기능을 사용하면 앞면을 스캔하고, 기기가 시키는 대로 뒷면을 스캔했을 때 자동으로 한 장의 종이에 위아래로 배치하여 출력해 줍니다.
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